PUKÖ döngüsünde Planlama, kalite süreçlerinin ilk ve temel aşamasını oluşturmaktadır. Bu aşamada, iyileştirilmesi gereken sorunun veya hususun açık biçimde belirlenmesi, mevcut durumun analiz edilmesi ve fırsatların ortaya konması gerekmektedir.
Kaynaklara göre Planlama aşaması şu unsurları içerir:
- İhtiyaçların önem derecesine göre sıralanması ve mevcut imkanlar çerçevesinde en büyük etkiyi yapacak seçeneklerin belirlenmesi.
- Amaç ve hedeflerle birlikte neyin, ne zaman, kim tarafından ve kiminle yapılacağının belirlenmesi, sürecin daha sağlıklı yürümesine olanak sağlayacaktır.
- Risklerin tespiti ve bu risklerin nasıl yönetileceğine dair bir planlama yapılması, sürecin yönetimini gerçekçi hale getirecektir.
- Hedeflerle ilgili nitel veya nicel ölçütlerin belirlenmesi bu aşamada yapılması gereken görevler arasındadır.
- Kalite yönetim sistemi oluşturmak için yapılması gereken ilk adımdır. Bu süreçte hedef kitle kimler, hedef kitle ve çalışanların istek ve beklentileri neler gibi soruların cevaplarına yer verilmelidir.
- İstekleri ve beklentileri karşılayabilmek için nasıl bir sistem tasarlanması gerektiği belirlenir.
- Kalite politikaları, hedef ve amaçlar bu aşamada oluşturulur.
- En az maliyet ile en iyisini ortaya koymak için neler yapılması gerektiği değerlendirilir.
- Süreç içerisindeki adımların planlaması nasıl olacağı belirlenir.
- Yükseköğretim Kalite Kurulu Dereceli Değerlendirme Anahtarı'nda belirtildiği gibi, bu aşamada kalite güvencesi süreçleri veya mekanizmaları için planlar oluşturulur.
Özetle, PUKÖ döngüsünün Planlama aşaması, bir kurumun kalite süreçlerinde neyi iyileştirmek istediğini belirlediği, mevcut durumu analiz ettiği, hedefler koyduğu ve bu hedeflere ulaşmak için bir yol haritası çizdiği kritik bir evredir. Başarılı bir planlama aşaması, döngünün diğer aşamalarının da etkin bir şekilde yürütülmesi için temel oluşturur.